Ön Kayıt Listesi

Ön Kayıt Listesi, işe yeni başlayacak çalışanın özlük bilgilerini kendisinin girmesini sağlayan ön kayıt sürecinin yürütüldüğü ekrandır. İnsan kaynakları kaydı açar, çalışan kendisine gelen bağlantıdan bilgilerini ve belgelerini tamamlar, süreç onayla kapanır.

Ekrana nereden ulaşılır

Personeller → Ön Kayıt Listesi yolu izlenir. Sağ üstteki Yeni Ön Kayıt düğmesi ile kayıt açılır, Yenile düğmesi listeyi tazeler.

Listedeki sütunlar

• Durum – ön kaydın hangi aşamada olduğu (örneğin “Bilgi Bekleniyor”).
• Ad, soyad, e-posta ve GSM – adayın iletişim bilgileri.
• Ön kayıt tanım – kaydın hangi ön kayıt tipiyle açıldığı.
• Sayfa bilgisi – çalışanın kaç adımdan kaçını tamamladığını gösterir.

Yeni ön kayıt oluşturma

Yeni Ön Kayıt düğmesi Personel Ön Kayıt penceresini açar. Burada ön kayıt tipi seçilir; ad, soyad, TC kimlik no, e-posta ve cep telefonu girilerek Kaydet ile kayıt oluşturulur. Ön kayıt tipi, çalışandan hangi bilgi ve belgelerin isteneceğini belirler.

Çalışanın adımı

Kayıt oluşturulduğunda çalışanın e-posta adresine kullanıcı adı ve şifre gönderilir. Çalışan sisteme girdiğinde karşısına ön kayıt ekranı çıkar ve ön kayıt tipinde tanımlanmış özlük bilgilerini kendisi doldurur.

Satır üzerindeki işlemler

Listede bir satıra sağ tıklandığında İlerlemeyi Görüntüle ve Kullanıcıyı Sil seçenekleri açılır. Bilgilerini tamamlamış bir adayda sağ tık menüsündeki onay seçeneği ile ön kayıt kapatılır ve personel kartı oluşur.

İlerleme durumu

Personel Ön Kayıt – İlerleme Durumu penceresi iki sekmeden oluşur. İlerleme sekmesinde istenen bilgi grupları tanım, zorunluluk ve durum sütunlarıyla listelenir; kişisel bilgiler, adres bilgileri, eğitim durumu bilgileri ve banka bilgileri gibi başlıkların hangilerinin tamamlandığı buradan görülür.

Belgeler sekmesinde ise istenen dokümanlar zorunluluk, belge tipi, açıklama ve döküman eklendi sütunlarıyla izlenir; zorunlu belgelerden hangilerinin yüklendiği bu sekmeden takip edilir.

Dikkat edilmesi gerekenler

• Ön kayıt tipindeki zorunlu alan ve belge tanımları, çalışandan istenecek asgari bilgiyi belirler; gereğinden fazla alan istenmemesi KVKK’daki veri minimizasyonu ilkesiyle uyumludur.
• E-posta adresi yanlış girildiğinde çalışan davet bağlantısını alamaz; kayıt açılmadan önce adresin doğrulanması önerilir.
• Ön kayıt onaylanmadan personel kartı oluşmaz; bordroya girecek çalışanlarda sürecin işe başlama tarihinden önce tamamlanması gerekir.