Belgeler / Evraklar
Belgeler / Evraklar sekmesi, personele ait kimlik fotokopisi, diploma, sözleşme, sağlık raporu gibi dokümanların dijital olarak personel kartına eklendiği bölümdür. Özlük dosyasının elektronik ortamda tutulması, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesindeki özlük dosyası düzenleme yükümlülüğünün takibini kolaylaştırır.
Belge nereden yüklenir
İnsan Kaynakları → Personeller menüsünden personel kartı açılır, Belgeler / Evraklar sekmesine geçilir ve sol üst köşedeki “+” işareti ile yükleme ekranı açılır. Açılan ekranda önce evrak çeşidi seçilir, ardından doküman sisteme eklenir.
Yüklenen belgelerin görüntülenmesi
Sekmenin sağ üst kısmındaki evrak çeşidi alanından seçim yapılarak yalnızca o türe ait belgeler listelenir. Böylece çok sayıda dokümanın bulunduğu kartlarda aranan evraka hızlıca ulaşılır. Listedeki Belge Doğrula düğmesi ile yüklenen belgenin kontrolü yapılır.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Evrak çeşidinin doğru seçilmesi, hem filtrelemenin hem de eksik belge raporlarının sağlıklı çalışmasını sağlar.
- İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işveren, özlük dosyasındaki bilgileri kanuna uygun olarak kullanmak ve gizliliğini korumakla yükümlüdür.
- Sağlık raporu gibi özel nitelikli kişisel veri içeren belgelerin erişim yetkisi sınırlı tutulmalıdır.