Aynı ekranı biz de görürüz, siz de
ProPortal; teknopark, TEKMER, Yerinde Ar-Ge Merkezi, Yerinde Tasarım Merkezi ve TÜBİTAK projelerinin tek panelden izlendiği proje takip platformudur. Başvurudan kabule, kiraladığınız metrekareden proje dokümanlarına, açık görevlerden sağladığınız teşvik tutarına kadar her aşama aynı ekranda durur.
ProPortal ayrıca satın alınan bir yazılım değil; Prozon’la çalışmanın parçası. Danışmanlık hizmetiniz başladığı gün paneliniz açılır.
Kapsam beş program tek panelde
Teknopark, TEKMER, Yerinde Ar-Ge Merkezi, Yerinde Tasarım Merkezi ve TÜBİTAK süreçleri ayrı sistemlerde değil, aynı yerde takip edilir.
Uyum Türkiye genelinde
Ülkedeki teknoparklar ve TEKMER’lerle uyumlu çalışır; hangi bölgede olduğunuz kurulum farkı yaratmaz.
Yetki departman bazlı
Her birim yalnız kendi alanını görür. İK finansal verilere, diğer departmanlar çalışan verilerine erişemez.
Ar-Ge sürecinde işler nerede kayboluyor?
Teşvik kaybının sebebi genellikle yanlış hesap değil, zamanında yapılmayan bir işlemdir. Ve o işlem dört yerden birinde kaybolur.
Dosya e-posta ekinde yaşar
Personel listesi bir kişide, kira sözleşmesi başka birinde, proje dokümanının son sürümü kimde belli değil. Aranan belge bulunduğunda hangi sürüm olduğu ayrı bir sorudur.
Tarih kimsenin takviminde değil
Faaliyet raporu tarihi, sözleşme yenileme, dönem bildirimi — hepsi birinin hatırlamasına bağlıdır. O kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında takvim de onunla gider.
Kim ne yaptı görünmez
Danışman firmadan bir bilgi bekler; firma ise işin danışmanda olduğunu düşünür. İki taraf da karşı tarafta olduğunu düşündüğü işi bekler; süre bu belirsizlikte geçer.
Kazanç yıl sonunda öğrenilir
Sağlanan teşvik tutarı çoğu firmada yıl kapanınca muhasebeden duyulur. Oysa bu rakam, süreç boyunca alınacak kararların en önemli girdisidir.
Beş program, tek panel
Bir firmanın aynı anda birden fazla programda olması sık rastlanan bir durumdur: teknoparkta ofis, merkez binada Yerinde Ar-Ge Merkezi, ayrıca yürüyen bir TÜBİTAK projesi. ProPortal bunları ayrı sistemlerde değil, tek panelde tutar.
Teknopark
Başvuru, kabul, kiralanan metrekare, kira bedeli, proje dosyaları ve dönemsel bildirimler tek dosyada birleşir.
TEKMER
Başvuru ve yürütme süreci, proje dokümanları ve görev takibi aynı yapıda ilerler.
Yerinde Ar-Ge Merkezi
Statünün sürdürülmesi için gereken faaliyet raporu, personel ve harcama kayıtları panelde toplanır.
Yerinde Tasarım Merkezi
Ar-Ge Merkeziyle aynı akışta yönetilir; belgeler ve dönemsel yükümlülükler ayrı ayrı izlenir.
TÜBİTAK projeleri
Proje aşamaları, dönem raporları ve talep edilen belgeler aynı görev listesinde görünür.
Çift taraflı kontrol
Danışmanlıkta en sık yaşanan sorun, iki tarafın da diğerini beklemesidir. Firma danışmanın bir işi yürüttüğünü sanır; danışman firmadan bir belge bekler. Taraflardan hiçbiri hata yapmamıştır; ancak süre işlemeye devam eder.
ProPortal bu belirsizliği ortadan kaldırır: panelde hem bizim yaptığımız iş, hem sizden beklenen iş aynı listede durur. Kimin sırasında olduğu tartışma konusu olmaz, ekranda yazar.
Bunun ikinci faydası daha önemli: aynı süreç iki taraftan birden izlendiğinde, bir adımın atlanması için ikisinin birden atlaması gerekir. Tek kişinin hafızasına bırakılan iş, iki taraflı kontrole dönüşür.
Panelde ne görüyorsunuz?
Projenize ilişkin her detay tek ekranda toplanır. Bilgi istemek için kimseye yazmanız gerekmez.
Başvuru ve kabul
Başvurunun hangi aşamada olduğu, kabul durumu ve tarihleri panelde görünür.
Kira: metrekare ve bedel
Teknoparkta kiraladığınız alan ve kira bedeli kayıt altındadır; sözleşme dosyası aynı yerde durur.
Proje dokümanları
Projeye ait tüm belgeler tek arşivde; hangi belgenin güncel sürüm olduğu tartışma konusu değil.
Aşamalar ve görevler
Tamamlanan işler, açık görevler ve sıradaki adım liste hâlinde izlenir.
Sağladığınız teşvik tutarı
Süreç boyunca elde ettiğiniz teşvik tutarı anlık görünür; yıl sonunu beklemezsiniz.
Sizden taleplerimiz
Bizim sizden beklediğimiz belge ve bilgiler ayrı bir listede; ne beklediğimizi tahmin etmeniz gerekmez.
Panelden görünüm
Aşağıdaki ekranlar örnek bir firmanın panelinden. Firma ve proje adları temsilîdir; ekranlar ProPortal’ın gerçek arayüzüdür.
Tüm projeleriniz tek listede
Farklı teknoparklarda yürüyen projeleriniz aynı ekranda. Her kartta proje kodu, durum, bağlı olduğu teknopark, teslim tarihi ve tamamlanma oranı görünür.
- Durum filtreleri: taslak, başvuruldu, revizyonda, devam eden ve tamamlanan projeler tek tıkla ayrılır.
- Çoklu lokasyon: birden fazla teknoparkta yapınız varsa hepsi aynı listede toplanır.
Bir projenin içi
Proje koduyla birlikte hangi teknoparkta olduğu, kiraladığınız metrekare, proje tarihleri ve teslime kalan gün üstte durur. Altında görev özeti: kaç iş yapılacak, kaçı devam ediyor, kaçı incelemede, kaçı tamamlandı.
- Engellenen işler ayrı: bir görev bir sebeple duruyorsa listede ayrı sayılır, gözden kaçmaz.
- Sekmeler: görevler, ekip, geçmiş ve bilgi formu aynı sayfadan açılır.
Belge arşivi
Faaliyet raporundan kira sözleşmesine, bordrodan işe giriş bildirgesine kadar tüm belgeler tipine göre ayrılmış tek arşivde. Her belgenin kim tarafından ve ne zaman yüklendiği kayıtlıdır.
- Tipe göre filtre: aradığınız belgeyi klasör klasör dolaşmadan bulursunuz.
- İz kaydı: yükleyen kişi ve tarih her satırda görünür.
Taslak projeyi onayınıza açarız
Proje dokümanı, siz görmeden ilerlemez. Hazırladığımız taslağı panelde onayınıza açarız; revizyonlarınızı e-posta trafiğine girmeden doğrudan sistem üzerinden yaparsınız.
-
01
Taslağı biz hazırlarız
Proje dokümanı, başvuru dosyası ya da dönem raporu ekibimiz tarafından hazırlanır ve panele yüklenir.
-
02
Onayınıza açılır
Taslak size bildirilir. Nerede olduğu belli, ne zaman geldiği kayıtlı; e-posta kutunuzda kaybolmaz.
-
03
Revizyonu sistemde yaparsınız
Değişiklik talepleriniz doğrudan sistem üzerinden iletilir. Hangi maddeye ne dendiği belgeye bağlı kalır.
-
04
Onaylanan sürüm arşive girer
Onaylanan doküman panelde durur. Sonraki dönemde “hangi sürümü göndermiştik” sorusu doğmaz.
E-posta ekinde dosya göndermeye son
Ar-Ge sürecinde dolaşan belgeler sıradan belgeler değildir: personel listeleri, bordro dosyaları, sözleşmeler. Bunların e-posta ekinde gidip gelmesi hem takibi imkânsızlaştırır hem de gereksiz bir veri riski yaratır.
ProPortal’da her belgeyi ilgilisi kendi yükler. Bordro dosyasını bordrodan sorumlu kişi, kira sözleşmesini idari işler, personel listesini İK yükler. Belge tek kopya olarak sistemde durur ve orada kalır.
- Tek gerçek kopya — hangi sürümün geçerli olduğu belirsizliği ortadan kalkar.
- Kim yükledi, ne zaman — belge geçmişi kayıt altındadır.
- Aracıya gerek yok — belgeyi bir kişinin toplayıp iletmesi gerekmez; kaynağından girer.
Her birim yalnız kendi alanını görür
Bir Ar-Ge dosyası hem finansal veri hem çalışan verisi taşır. İkisinin aynı ekranda, herkese açık durması ne KVKK açısından doğrudur ne de kurum içi dengeler açısından.
Bu yüzden her birim için ayrı yetki tanımlanır:
- İK personel ve özlük tarafını yönetir; finansal verileri görmez.
- Finans kira, harcama ve teşvik tarafını görür; çalışan verilerine erişemez.
- Diğer departmanlar yalnız kendi yükledikleri ve kendilerini ilgilendiren alana erişir.
Yetki tanımları kuruma özel yapılır; hangi birimin neyi göreceği kurulum aşamasında sizinle birlikte belirlenir. Erişim düzeni sonradan da değiştirilebilir.
Görevler insan hafızasına bırakılmaz
Projeye ilişkin görevler sistem tarafından otomatik takip edilir. Bir işlemin yapılması gerektiğinde bunu birinin hatırlaması beklenmez; görev listede açılır, tamamlanınca kapanır.
Buradaki kazanç hız değil, güvenilirlik. İşlem insan kontrolünden çıkıp sistematik hâle geldiğinde hata, unutma ve atlama olasılığı düşer. Bir adımın gözden kaçması için hem sizin hem bizim aynı anda kaçırmamız gerekir.
Aynı liste ekip değişikliğinde de yerinde kalır: süreçten sorumlu kişi değiştiğinde kurumsal hafıza kişiyle birlikte gitmez.
Portallarla ve Türkiye genelindeki yapılarla uyumlu
ProPortal, süreçlerin yürüdüğü resmî portallarla uyumlu çalışacak şekilde kurgulanmıştır; panelde tuttuğunuz veri o süreçlerin istediği yapıya göre düzenlenir.
Kapsam belirli birkaç bölgeyle sınırlı değil: Türkiye genelindeki teknoparklar ve TEKMER’lerle uyumludur. Hangi ilde, hangi teknoparkta olduğunuz kurulumda fark yaratmaz; birden fazla lokasyonda yapınız varsa hepsi aynı panelde toplanır.
Hangi hizmetlerde kullanılıyor?
ProPortal, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin yürütüldüğü ortak panel. Hizmetlerden birini alıyorsanız paneliniz zaten açılır; birden fazlasını alıyorsanız hepsi aynı panelde birleşir.
Teknopark Danışmanlığı
Başvurudan kabule, kira ve metrekare takibinden dönemsel bildirimlere kadar teknopark süreci.
Ar-Ge ve Tasarım Merkezi
Yerinde Ar-Ge ve Tasarım Merkezi statüsünün kurulması ve her yıl sürdürülmesi.
TEKMER Danışmanlığı
TEKMER başvurusu ve yürütme süreci; proje dokümanları ve görev takibi.
TÜBİTAK Danışmanlığı
Proje aşamaları, dönem raporları ve talep edilen belgelerin takibi.
Hepsinin bir arada anlatıldığı sayfa: Yatırımlar ve Ar-Ge. Uygunluğunuzu önce kendiniz ölçmek isterseniz ücretsiz uygunluk analizi birkaç dakika sürüyor.
ProPortal hakkında sık sorulan sorular
ProPortal nedir?
ProPortal, Prozon’un kendi geliştirdiği Ar-Ge ve teşvik projesi yönetim platformudur. Teknopark, TEKMER, Yerinde Ar-Ge Merkezi, Yerinde Tasarım Merkezi ve TÜBİTAK süreçlerinin tek panelden yürütülmesini sağlar. Firma ve danışman aynı ekranı görür; açık görevler, proje dokümanları ve sağlanan teşvik tutarı aynı yerde durur.
ProPortal'ı ayrıca satın alabilir miyiz?
Hayır. ProPortal ayrıca lisanslanan bir yazılım değil, Prozon danışmanlık hizmetinin yürütüldüğü ortamdır. Teknopark, TEKMER, Ar-Ge/Tasarım Merkezi veya TÜBİTAK danışmanlığı hizmetlerinden biri başladığında paneliniz açılır; ayrı bir kullanıcı ya da lisans bedeli çıkmaz.
Hangi programları destekliyor?
Teknopark, TEKMER, Yerinde Ar-Ge Merkezi, Yerinde Tasarım Merkezi ve TÜBİTAK projeleri. Aynı anda birden fazla programda olan firmalarda hepsi tek panelde toplanır; her program kendi aşamaları ve belgeleriyle ayrı izlenir.
Türkiye'nin her yerindeki teknoparklarla çalışıyor mu?
Evet. ProPortal Türkiye genelindeki teknoparklar ve TEKMER’lerle uyumludur. Hangi ilde ya da hangi teknoparkta olduğunuz kurulumu değiştirmez; farklı bölgelerde birden fazla yapınız varsa hepsi aynı panelde görünür.
Panelde tam olarak neleri görebiliyoruz?
Teknopark başvurunuzun durumu ve kabulü, kiraladığınız metrekare ve kira bedeli, projeye ait tüm dokümanlar, projenin hangi aşamada olduğu, tamamlanan ve açık görevler, sağladığınız teşvik tutarı ve bizim sizden beklediğimiz belge ve bilgiler. Hepsi anlık olarak izlenir.
Proje dokümanını kim hazırlıyor, biz mi onaylıyoruz?
Taslağı biz hazırlarız ve panelde onayınıza açarız. Revizyon taleplerinizi doğrudan sistem üzerinden iletirsiniz; e-posta trafiğine gerek kalmaz. Onaylanan sürüm arşive girer, böylece hangi belgenin geçerli olduğu her zaman bellidir.
Belgeleri kim yüklüyor?
Her belgeyi ilgilisi kendi yükler. Bordro dosyasını bordrodan sorumlu kişi, kira sözleşmesini idari işler, personel listesini İK yükler. Belgelerin bir kişide toplanıp e-postayla iletilmesi gerekmez; belge kaynağından sisteme girer ve tek kopya olarak sistemde kalır.
Şirket içinde herkes her veriyi görebiliyor mu?
Hayır. Her birim için ayrı yetki tanımlanır. İK personel ve özlük tarafını yönetir ancak finansal verileri görmez; finans kira, harcama ve teşvik tarafını görür ancak çalışan verilerine erişemez. Yetki düzeni kurulum aşamasında sizinle birlikte belirlenir ve sonradan değiştirilebilir.
Görev takibi nasıl çalışıyor?
Projeye ilişkin görevler sistem tarafından otomatik takip edilir; bir işlemin yapılması gerektiğinde görev listede açılır, tamamlanınca kapanır. İşlem insan kontrolünden çıkıp sistematik hâle geldiği için hata, unutma ve atlama riski düşer. Aynı liste hem sizde hem bizde görüldüğünden çift taraflı kontrol oluşur.
Sağladığımız teşvik tutarını ne zaman görüyoruz?
Anlık olarak. Süreç boyunca elde ettiğiniz teşvik tutarı panelde izlenir; yıl sonunu ya da muhasebe kapanışını beklemeniz gerekmez. Bu rakamı yıl içinde görebilmek, kadro ve harcama kararlarınızda kullanabilmeniz anlamına gelir.
Süreçten sorumlu kişimiz değişirse ne oluyor?
Kurumsal hafıza panelde kalır. Belgeler, geçmiş yazışmalar, tamamlanan görevler ve onaylanan doküman sürümleri kişiye değil kuruma bağlıdır. Yeni sorumlu, devam eden işi olduğu yerden görür; devir teslim için ayrıca bir arşiv çıkarmanız gerekmez.
Verilerimizin güvenliği nasıl sağlanıyor?
Erişim rol bazlıdır ve her birim yalnız kendi alanını görür; belge hareketleri kayıt altında tutulur. Prozon’un bilgi güvenliği süreçleri ISO/IEC 27001 kapsamında bağımsız denetimden geçer. Belgelerin e-posta ekinde dolaşmaması da başlı başına bir güvenlik kazancıdır: kaç kopyanın nerede durduğu belirsizliği ortadan kalkar.
Panele nasıl erişiyoruz?
Tarayıcı üzerinden, proportal.prozon.net adresinden. Kurulum gerektirmez; hesaplarınız danışmanlık hizmetiniz başladığında tanımlanır ve yetkileri birim bazında ayarlanır.
Ne dediler?
Tüm referanslar →“Yaklaşık iki yıldır Prozon ile iş ortaklığımız devam etmektedir. Teknopark süreç yönetimi hizmetleri başta olmak üzere Bordro outsource, İK mevzuatı ve teşvik danışmanlığı alanlarında sundukları hizmetler sayesinde ilgili süreçlerimizi sorunsuz bir şekilde yürütebilmekteyiz.”
“Prozon’un sunduğu kapsamlı hizmetler sayesinde bordro süreçlerimizi güvenle ve sorunsuz yönetiyoruz.”
“Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı, özellikle Teknopark ve Ar-Ge Merkezi kapsamında faaliyet gösteren firmalar için geliştirilmiş, mevzuata tam uyumlu, detaylı ve kapsamlı çözümler sunmaktadır.”
“Teknoparkımız bünyesinde faaliyet gösteren Prozon’un geliştirdiği Bordro ve Özlük yazılımı, özellikle Teknopark ve Ar-Ge şirketleri için TGB mevzuatına tam uyumlu, detaylı ve kapsamlı bir çözüm sunuyor.”
“Prozon ile yürüttüğümüz Teknopark süreçleri kapsamında, mevzuat uyumu ve operasyonel süreçlerin takibi konularında son derece profesyonel bir destek almaktayız.”
“Arfcap adına, Teknopark süreçlerimizdeki titiz çalışmaları ve mevzuat konusundaki yetkinlikleri için Prozon ekibine teşekkür ederiz. Raporlama ve uyum süreçlerindeki profesyonel destekleri, operasyonlarımızı güvenle yürütmemizi sağlıyor.”
“Teknopark süreçlerimizi yönetme konusunda Prozon ile çalışmaya başladıktan sonra, teşvik ve raporlama süreçlerinin ne kadar sistemli ilerleyebileceğini deneyimleme fırsatı bulduk.”
“Prozon ile yürüttüğümüz Teknopark süreçleri kapsamında, mevzuat uyumu ve operasyonel süreçlerin takibi konularında son derece profesyonel bir destek almaktayız.”
“Prozon ile Teknopark süreçlerimiz artık çok daha sistemli ve güvenli. Mevzuat hakimiyetleri ve her an ulaşılabilir olmaları bize büyük konfor sağlıyor. Deneyimli bir iş ortağı arayanlara kesinlikle öneririz.”
“Prozon, sunduğu sistemli yapı ve uzman bakış açısıyla iş akışımıza büyük katkı sağladı. Karşılaştığımız her durumda gösterdikleri ilgi, bilgi birikimi ve ulaşılabilirlik; iş birliğimizi son derece verimli kılıyor.”
“İş süreçlerimizin yönetimi ve mevzuat uyumu konusunda Prozon’un sağladığı destek, firmamız için vazgeçilmez bir değere dönüştü. Sorularımıza aldığımız hızlı yanıtlar ve proaktif yönlendirmeleriyle, karmaşık süreçleri bizim için sadeleştirdiler.”
“Mevzuata uyum, başvuru ve izleme adımlarında sağladıkları kusursuz yönlendirme sayesinde artık operasyonlarımızı sıfır kaygı ve tam güvenle yürütüyoruz. İş birliğimizi bizim için asıl değerli kılan ise; ihtiyaç duyduğumuz her an ulaşılabilir olmaları ve sorularımıza aldığımız hızlı geri dönüşler.”
“Teknoloji yatırımlarımız kapsamında yürüttüğümüz Ar-Ge, Teknopark ve TÜBİTAK projelerinin yanı sıra; ik ve mevzuat süreçlerinde de Prozon’un danışmanlık gücü en büyük güvencemiz oldu.”
“Mars Sportif olarak, teknoloji tarafımızda yaklaşık bir yıldır Ar-Ge, mali danışmanlık ve bordro outsource hizmetlerinde Prozon ile ilerliyoruz. Ekibin süreçlere olan hakimiyeti ve deneyimi sayesinde operasyonel yükümüz ciddi oranda azaldı. Memnuniyetle ve güvenle referans oluruz.”
Önce süreci konuşalım
ProPortal’ı tek başına anlatmak eksik kalır; asıl konu hangi programda olduğunuz ve sürecin nasıl yürüyeceği. Görüşmede mevcut durumunuza bakar, hangi programlara uygun olduğunuzu ve panelin sizin tarafınızda neye benzeyeceğini birlikte görürüz.
Halihazırda Prozon müşterisiyseniz paneliniz zaten açıktır — doğrudan giriş yapabilirsiniz.