E-defter tutan işverenler defterlerini mutlaka elektronik ortamda ibraz etmek zorundadır; yalnızca kâğıda dökülerek verilmesi hâlinde defter ibraz edilmemiş sayılır. E-deftere geçen işverenin kâğıt ortamda tuttuğu defterler geçersizdir ve ikisinin bir arada tutulması mümkün değildir. Defterler, ilgili oldukları berat dosyalarıyla birlikte saklanır ve birlikte ibraz edilir; beratı bulunmadan ibraz edilen elektronik defterler tasdiksiz tutulmuş defter gibi değerlendirilir.
E-Defter Nedir?
Elektronik defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.
İbraz Yükümlülüğü
E-defter tutan işverenler, defterleri mutlaka elektronik ortamda ibraz etmekle yükümlüdür, sadece kağıda dökülerek verilmesi halinde defter ibraz edilmemiş sayılır. E-deftere geçen işverenlerin kağıt ortamda tuttukları defterler geçersizdir, hem kağıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.
Berat Dosyası
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. GİB onaylı e-Defter beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Gelir İdaresi Başkanlığının Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Her bir defter dosyası için (Mükellef ve GİB onaylı) berat dosyası da vardır. Defter ve berat dosyası birlikte saklanmak ve birlikte ibraz edilmek zorundadır. Berat dosyaları defter parçasına ait noter tasdik şerhi gibidir. Beratı bulunmadığı halde ibraz edilen elektronik defterler tasdiksiz tutulmuş defterler gibi değerlendirilir.
İnceleme Sürecinde Beratların Kilitlenmesi
İncelemenin başlamasıyla birlikte www.edefter.gov.tr internet adresinin “e-Defter Uygulaması” kısmından elektronik imza ile giriş yapılarak; mükellefin vergi kimlik numarası girmek ve tarih aralığı seçmek suretiyle mükelleflerin incelemeye konu dönem beratlarının değiştirilmeye karşı kilitlenmesi önem arz etmektedir.
Kayıtların Tevsiki
Muhasebe fişleri, makbuz, primanota vb. mazbut vesikalara göre muhasebe kayıtları yapıldığında bu belgelere yapılan kayıt Deftere Kayıt hükmündedir (VUK 219.). Bu nedenle e-Defter dosyası oluşturuluncaya kadarki süreçte defter kaydının varlığı, belirtilen belgeler ile tevsik olunabilir.
Geçersizlik Fiilleri
Tasdik zamanı ve usulü dışında, e-defterde yer alan kayıtlara ilişkin geçersizlik fiilleri fiziki olarak tutulan defterlerdeki geçersizlik fiilleri ile aynı esas ve usuller çerçevesinde değerlendirilir. E-defter incelemelerinde, https://www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan mevzuat hükümleri dikkate alınır ve mevzuat değişiklikleri ile mevzuatın güncelliği anılan web adresi üzerinden sürekli olarak takip edilir.
Sık Sorulan Sorular
E-defter kâğıda basılarak ibraz edilebilir mi?
Hayır. Sadece kâğıda dökülerek verilmesi hâlinde defter ibraz edilmemiş sayılır; ibraz elektronik ortamda yapılmalıdır.
Kâğıt defterle e-defter birlikte tutulabilir mi?
Hayır. E-deftere geçen işverenlerin kâğıt ortamda tuttukları defterler geçersizdir; ikisinin bir arada tutulması mümkün değildir.
Berat dosyası olmadan ibraz edilen defter ne olur?
Tasdiksiz tutulmuş defter gibi değerlendirilir. Berat dosyaları, defter parçasına ait noter tasdik şerhi gibidir.
E-defter dosyası oluşmadan önceki kayıtlar nasıl ispatlanır?
Muhasebe fişi, makbuz, primanota gibi mazbut vesikalara yapılan kayıt Deftere Kayıt hükmündedir (VUK 219); bu belgelerle tevsik edilebilir.
İnceleme başlayınca ne yapılmalı?
edefter.gov.tr’nin “e-Defter Uygulaması” kısmından elektronik imzayla giriş yapılıp, vergi kimlik numarası ve tarih aralığı seçilerek incelemeye konu dönem beratlarının değiştirilmeye karşı kilitlenmesi önem arz eder.
Bu sirkülerde atıf yapılan belgeler
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (219’uncu madde)mevzuat.gov.tr
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunumevzuat.gov.tr
- Gelir İdaresi Başkanlığı — e-Defter portalıedefter.gov.tr
Bu sirküler genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Somut uygulama öncesinde ilgili resmî kaynakların güncel hâli ve şirketin özel koşulları ayrıca değerlendirilmelidir.