İşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır (4857 sayılı Kanun, 75’inci madde). Aşağıda özlük dosyasında bulunması önerilen 33 bilgi ve belge örnek olarak sıralanmıştır. Dosyadaki kişisel veriler yalnızca hukuka uygun amaçlarla kullanılabilir.
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Bilgi ve Belgeler
- İşçi Kimlik Bilgileri
- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
- İkametgâh İlmühaberi
- Mezun Olduğu Okul Diploma Fotokopisi
- Referansları ve CV’si
- İş Sözleşmesi
- Sağlık Raporu
- Bazı İşkolları İçin, Periyodik Olarak Sağlık Muayenelerinden Geçirildiklerine Dair Rapor
- Engelli İşçilerde Engellilik Raporu Aslı veya Fotokopisi
- Engellilik İndiriminden Yararlanabilmesi İçin İlgili Vergi Dairesi Başkanlığı’ndan İndirim Uygulanacağına Dair Yazı
- Engelli İşçilerde İş-Kur Müracaat Kayıt Evrakı
- Adli Sicil Kaydı
- Eski Hükümlülerde İş-Kur Müracaat Kayıt Evrakı
- Terör Mağdurlarında İş-Kur Müracaat Kayıt Evrakı
- Ödenen Ücretlere Ait Hesap Pusulalarının Bir Sureti
- Herhangi Bir Kanuni Sebeple Ücret Kesme Cezası Uygulanırsa, Yapılan Kesintilerin Sebebinin Bildirildiği Yazı
- Fazla Çalışma İçin İşçinin Onayının Alındığı Yazı
- İşçilerin, İş Sağlığı ve Güvenliği Konusunda ve Karşı Karşıya Bulundukları Mesleki Riskler, Alınması Gerekli Tedbirler ve Yasal Hak ve Sorumluluklar Konusunda Bilgilendirildiklerine Dair Yazı
- İşe Başvuru Formu/Dilekçesi
- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
- Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi
- Sigortalı Bildirim Belgesi
- Aile Durum Bildirim Formu
- Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi
- Etik Sözleşmesi
- İmza Beyannamesi
- Ücretsiz İzinler ile Yıllık Ücretli İzin ile İlgili Dilekçe veya Formlar
- İhtarnameler ve Alınan Savunmalar
- İş Kazasının Varlığı Halinde İş Kazası Bildirimleri ve Diğer Belgeler
- İşçinin Yeni Çalışma Şartlarını Kabul Ettiği İle İlgili Tutanak
- Uzmanlık Alanını Gösteren Belgeler
- Bireysel Emeklilik Sistemine Otomatik Katılım Dilekçesi
- Kişisel Verilerin Kullanılmasına İzin Verdiğine Dair Dilekçe
Sık Sorulan Sorular
Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?
Evet. 4857 sayılı Kanunun 75’inci maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorundadır.
Özlük dosyası tutulmazsa ne olur?
4857 sayılı Kanunun 104’üncü maddesi uyarınca idari para cezası uygulanır.
Dosyadaki bilgiler nasıl kullanılabilir?
İşveren, işçiye ait bilgileri dürüstlük kuralı ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Özlük dosyası ne kadar süreyle saklanır?
Uygulamada iş ilişkisinden doğan alacakların zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır; iş kazası ve meslek hastalığına ilişkin kayıtlar için daha uzun süreler söz konusu olabilir.
Kişisel verilerin korunması açısından nelere dikkat edilmeli?
6698 sayılı Kanun kapsamında aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmeli, özel nitelikli kişisel veriler (ör. sağlık verileri) ayrı ve daha korumalı biçimde işlenmelidir.
Bu sirkülerde atıf yapılan belgeler
Bu sirküler genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Somut uygulama öncesinde ilgili resmî kaynakların güncel hâli ve şirketin özel koşulları ayrıca değerlendirilmelidir.