Sosyal güvenlik mevzuatı yönünden kayıt ve belge kavramı, işverenin bir yasa gereği
düzenlemek zorunda olduğu defterleri ve bu defterlerin dayanağını oluşturan belgeleri, defter
düzenleme yükümlülüğü bulunmayan işverenlerin de düzenlenmesi Sosyal Sigorta İşlemleri
Yönetmeliği gereği zorunlu bulunan belgeleri kapsamaktadır.
İşverenler ve işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden
yılbaşından başlamak üzere 10 yıl süreyle, kamu idarelerinin 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflâs
idaresi memurlarının ise görevleri süresince, saklamak ve SGK Müfettişlerince/Denetmenlerince
istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmek zorundadırlar.
İşverenler tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, aylık prim ve hizmet
belgesinin (MUHSGK), aylık fiilî hizmet süresi zammı prim belgesinin, yıllık fiili hizmet süresi
zammı prim belgesinin ve yıllık itibari hizmet süresi prim belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde
sayılmaktadır.
Defterlerden kasıt; örneğin Yevmiye defteri, Defteri kebir, Envanter defteri, İşletme defteri,
İmalat defteri, Kombine imalat defteri, Bitim işleri defteri, Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat
defteri, Ambar defteri gibi.
Belgelerden kasıt; örneğin Fatura ve Fatura yerine geçen vesikalar, Gider pusulası, Ücret
bordrosu gibi.