Aşağıdaki checklist, “fiyat”tan önce risk ve sürdürülebilirlik açısından doğru soruları sormanızı sağlar.
A) Süreç ve kalite (SLA)
- Bordro kapanış takvimi ve revize penceresi net mi?
- İkinci kontrol / dört göz prensibi var mı?
- SLA metrikleri tanımlı mı (hata oranı, teslim zamanı, yanıt süresi)?
- Sorumluluk matrisi var mı (kim neyi onaylar)?
B) Mevzuat ve uzmanlık
- SGK–iş hukuku–vergi uygulamalarında aktif uzmanlık var mı?
- Denetim hazırlığı ve kanıt seti (audit trail) sunabiliyorlar mı?
- Sık değişen uygulamalar için güncelleme mekanizması var mı?
C) Veri güvenliği ve iş sürekliliği
- KVKK, erişim yetkileri, loglama nasıl yönetiliyor?
- Yedekleme ve felaket kurtarma planı var mı?
- Personel değişiminde süreç sürekliliği nasıl korunuyor?
D) Sistem altyapısı (kritik ayrım noktası)
- Sadece hizmet mi veriyorlar, yoksa bir yazılım altyapısı var mı?
- İzin–vardiya–puantaj verisi nasıl toplanıyor, hataya açık mı?
- Çalışan self-servis var mı (bordro görüntüleme, talep akışları)?
E) Fiyat şeffaflığı (sürpriz ücret kontrolü)
- “Sabit fiyat” kapsamı yazılı mı? Revize/rapor ücretleri var mı?
- Ek rapor, özel çalışma, entegrasyon gibi kalemler nasıl fiyatlanıyor?
Prozon yaklaşımı: “Hizmet + Sistem” birlikte olmalı
Outsource kararında en kritik fark, bordroyu “kişiye” mi yoksa “sisteme” mi bağladığınızdır. Hibrit yaklaşımlar; hizmet kalitesini yükseltirken, veri ve süreç standardını da güçlendirir.
Bu checklist’i şirketinize uyarlamak için bordro outsource değerlendirme görüşmesi planlayın.
