İK + Bordro + Finans için – Ay Kapanış “Son 60 Dakika” Rehberi
Yazan: Duygu Alkan / Bordro Yönetimi ve Sistem Geliştirme Direktörü
Bu kontrol listesi, e-Bildirge (SGK) ve Muhtasar/Prim Hizmet Beyannamesi (vergi + SGK) gönderilmeden önce “son kontrol” amaçlıdır. Hedef; bordronun doğru hesaplanmasının yanında, doğru kanun numarası/belge türü, doğru proje kodu, doğru gün/eksik gün, doğru istisna/terkin ve sağlam denetim izi ile beyanların hatasız kapanmasıdır.
Prensip: “Bordro doğru” tek başına yetmez. Beyanlar; gün, kazanç, kanun numarası, istisna ve raporlama katmanlarının birlikte doğru olmasını ister.
0) Sorumluluk dağılımı (kapanışta kimin neyi “tamam” demesi gerekir?)
İK: hareketler, izin/rapor, sözleşme türü, puantaj doğruluğu, fesih/işe giriş
Bordro: matrahlar, günler, kanun numarası, istisna/terkin, teşvik kurgusu, bordro raporları
Finans: ödeme listeleri, muhasebe kayıtları, nakit planı, borç mutabakatı (SGK–vergi)
A) İK Kontrol Listesi (beyan öncesi “girdi doğrulama”)
1) Personel hareketleri tam mı?
- Bu ay işe giren/çıkan herkes bordroda doğru statüde mi?
- İşten çıkış neden kodu, çıkış tarihi, ihbar/kıdem/izin ücreti gibi kalemler doğru mu?
- Ücretsiz izin, doğum/askerlik, eksik süreli çalışma gibi durumlar doğru işlenmiş mi?
2) İzin/rapor/eksik gün kayıtları “tek kaynak” mı?
- Rapor günleri (istirahat) gün bazında doğru mu? (başlangıç–bitiş)
- Eksik gün nedeni belgeli mi?
- Puantaj ile izin/rapor günleri birbiriyle çakışıyor mu?
3) Çalışma düzeni ve fiili günler net mi?
- Uzaktan/merkez/ofis/proje sahası gibi farklı çalışma lokasyonları kayıt altına alındı mı?
- Proje bazlı çalışanlarda fiili proje günleri (gün gün) net mi?
B) Bordro Kontrol Listesi (hesap + mevzuat kurgusu)
1) “Gün” kontrolü (en kritik alan)
- Prim gün sayıları ve eksik günler, İK kayıtlarıyla birebir uyumlu mu?
- Puantajdaki fiili çalışma günleri ile SGK günleri arasında fark var mı?
- Hafta tatili / resmi tatil / yıllık izin günlerinin hangi kapsamda değerlendirildiği net mi?
2) Ücret kalemleri ayrıştı mı?
- Sabit ücret, yan hak, prim/ikramiye, avans, kesintiler ayrı raporlanıyor mu?
- Fazla mesai / ek çalışma kalemleri ayrı mı? (teşvik/istisna mantığında yanlış sepete düşmesin)
- Ücret haczi / nafaka / icra kesintileri bordrodan bankaya giden neti doğru etkiliyor mu?
3) Teknopark / Ar-Ge gibi istisna/teşvikli kurgular varsa (kritik mini kontrol)
Bu bölüm özellikle 4691/5746 tarzı uygulamalarda “en çok hata çıkan” yer.
3.1 Fiili gün mantığı
- Teşvik/istisna, projede fiilen çalışılan günlere göre mi uygulanıyor?
- “Oran tutturalım” yerine “gün gün fiili çalışma” ispatı var mı?
3.2 Hafta tatili kuralı
- Hafta tatili otomatik teşvikli yapılmadı, doğru mu?
- Hafta tatili teşvikli sayıldıysa, ilgili haftada tüm çalışma günleri fiilen proje/bölge çalışması mı?
3.3 Prim/ikramiye
- Prim/ikramiye proje performansına/teknopark çalışmasına istinaden veriliyorsa vergi istisnası mantığı dosyada net mi?
- SGK tarafında “fiili günlerin çıplak ücreti” mantığı korunuyor mu? (ek ödemeler yanlışlıkla teşvikli sepete girmesin)
3.4 40 asgari ücret limiti (vergi tarafı)
- 40 asgari ücret sınırı kontrol edildi mi?
- Kontrol “günlük ücret” üzerinden değil; bölge/proje kapsamındaki toplam ücret üzerinden yapıldı mı?
- Limit aşıyorsa, aşan kısım için vergi istisnası uygulanmadı mı?
3.5 Muhtasar’da proje kodu
- Muhtasar/raporlama katmanında “hangi proje kodu” mutlaka gösteriliyor mu?
- Personel birden fazla projede çalıştıysa proje kırılımı beyan/raporla uyumlu mu?
3.6 Aynı ay 2 ayrım (teşvikli–standart)
- Aynı ay içinde teşvikli günler ayrı, standart günler ayrı ele alındı mı?
- Kanun numarası/belge türü mantığı “çakışmıyor” mu? (aynı gün aynı kazanç iki kez teşviklenmesin)
Not: Teşvik kanun numaralarının birlikte kullanımında (5746/5510/diğer teşvikler) şirketinizin mevzuat yorumu ve uygulama pratiğine göre farklılıklar olabilir. Kural setini “tek doküman” haline getirip her ay aynı standartla yürütmek en güvenli yaklaşımdır.
C) e-Bildirge Kontrol Listesi (SGK gönderim öncesi)
1) Sayısal mutabakat (3’lü kontrol)
- Toplam prim gün = bordrodaki prim gün toplamı mı?
- Toplam PEK (prime esas kazanç) = bordro PEK toplamı mı?
- İndirim/teşvik toplamı = bordro raporundaki teşvik toplamıyla uyumlu mu?
2) Eksik gün ve tür kodları
- Eksik gün neden kodları doğru mu?
- Rapor/ücretsiz izin gibi durumlarda belge ve kayıt seti tamam mı?
3) Kanun numarası / belge türü uyumu
- Teşvikli günler doğru kanun numarası/belge türüyle mi?
- Aynı personelde farklı statüler varsa (kısmi, teşvikli, normal) doğru ayrım yapılmış mı?
- Yanlış kanun numarasıyla “otomatik avantaj” görünse bile uzun vadede risk yaratır; bu ay kontrol edildi mi?
D) Muhtasar & Prim Hizmet Beyannamesi Kontrol Listesi
1) Stopaj/istisna/terkin tutarlılığı
- Gelir vergisi stopaj matrahı bordroyla uyumlu mu?
- İstisna/terkin varsa tutar doğru mu, doğru kalem altında mı?
- Damga vergisi istisnası uygulanıyorsa kapsam doğru mu?
2) Proje kodu / kırılım görünürlüğü
- Teşvik/istisna hangi proje koduna bağlıysa beyanda/raporda görünür mü?
- Personel proje kırılımı ile beyan kırılımı tutarlı mı?
3) SGK + vergi birleşik kontrol
- Muhtasardaki SGK kısmı ile e-Bildirge arasında “gün–PEK” uyumu var mı?
- Vergi tarafında teşvikli ücret ayrımı yapılırken SGK tarafında PEK kayması oluştu mu?
E) Finans Kontrol Listesi (ödeme ve muhasebe kapanışı)
1) Banka ödeme listesi
- Net ücret ödemeleri (banka) = bordro neti (icra/avans/nafaka sonrası) mi?
- İcra/nafaka gibi üçüncü kişiye giden ödemeler ayrı listelendi mi?
- Prim/ikramiye ödemeleri ayrı muhasebeleştirildi mi?
2) Muhasebe fişleri ve karşılıklar
- Ücret gideri, SGK işveren payı, vergi stopajı, damga vergisi, teşvik/indirim kayıtları doğru hesaplara işlendi mi?
- Teşvik/terkin varsa “gelir/mahsup” yaklaşımı şirket politikanızla uyumlu mu?
3) Nakit planı / ödeme takvimi
- SGK ödeme, vergi ödeme, maaş ödeme tarihleri nakit planında doğru mu?
- Beyan verildi, ödeme unutuldu riskini sıfırlamak için kontrol edildi mi?
F) Son Kontrol: “Kırmızı bayraklar” (göndermeden önce durdur)
Aşağıdakilerden biri varsa beyanı göndermeden önce durup yeniden kontrol edin:
- Ana sayılar “bu ay çok değişti ama sebebi açıklayamıyoruz” hissi
- Teşvik/istisna tutarı önceki aya göre anormal sıçradı/düştü
- Eksik gün sayısı arttı ama İK kayıtları net değil
- Proje kodu muhtasarda görünmüyor veya yanlış projeye düşüyor
- Aynı personelde aynı kazanç hem teşvikli hem standart gibi iki kez görünüyor
- Kira/alan tahsis maliyeti (teknopark) küçük fiili günler için gereksiz yükseliyor (ticarî mantık testi)
G) Bu checklist’in çıktısı (kapanış dosyası)
Beyanlardan sonra arşivlenecek minimum set:
- Bordro özet raporu (gün, PEK, matrah, net)
- Teşvik/istisna raporu (personel–proje–gün bazlı)
- İK hareket listesi + izin/rapor dökümü
- e-Bildirge PDF/çıktı + Muhtasar onay çıktısı
- Banka ödeme listesi + muhasebe fişi
Sık Sorulan Sorular (FAQ)
Soru 1: Neden “oran” yerine “fiili gün” mantığı öneriyorsunuz?
Cevap: Denetimde en güçlü ispat, “hangi gün hangi projede fiilen çalışıldı?” sorusunun belgeli cevabıdır. Oranlar bazen pratik görünür ama fiili gün bazlı kayıt, hem hatayı azaltır hem de beyan savunmasını güçlendirir.
Soru 2: Teşvikli günler ile standart günleri aynı ayda nasıl yönetmeliyiz?
Cevap: Bordro ve beyan katmanında teşvikli günler ile standart günler ayrıştırılmalı; kanun numarası/belge türü ve raporlama kırılımı net olmalıdır. Çakışma (aynı gün/aynı kazancın iki kez avantajlı görünmesi) en büyük risk alanıdır.
Soru 3: Bu kontrol listesi her ay aynı mı uygulanmalı?
Cevap: Evet. En iyi kapanış sistemi “kişiye bağlı” değil “standarda bağlı” olandır. Checklist’i değişiklik yönetimiyle güncelleyin; her ay aynı sırayla uygulayın.
