Bordro aylık kontrol listesi
Bu liste, e-Bildirge ve Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi gönderilmeden önceki son kontrol içindir. Amaç yalnızca bordronun doğru hesaplanması değil; doğru gün, doğru kanun numarası ve belge türü, doğru proje kodu, doğru istisna ve arkasında duran denetim iziyle beyanların hatasız kapanmasıdır.
Kapanış üç ekip
İK, bordro ve finans aynı listeyi kullanır.
Kritik alan gün
Prim günü ve eksik gün her ayın en çok hata çıkan yeri.
Sistem kişiye değil standarda
Her ay aynı sırayla uygulanır.
Bordronun doğru olması tek başına yetmiyor
Beyanlar; gün, kazanç, kanun numarası, istisna ve raporlama katmanlarının birlikte doğru olmasını ister. Bir katman doğru, diğeri eksik olduğunda hata ay sonunda değil, çoğu zaman denetimde ortaya çıkar. Bu yüzden kapanışta kimin neyi tamam dediği baştan belli olmalıdır.
İK
Personel hareketleri, izin ve rapor kayıtları, sözleşme türü, puantaj doğruluğu, işe giriş ve fesih.
Bordro
Matrahlar, günler, kanun numarası, istisna ve terkin, teşvik kurgusu, bordro raporları.
Finans
Ödeme listeleri, muhasebe kayıtları, nakit planı, SGK ve vergi tarafındaki borç mutabakatı.
Kapanış sırası
- 01
İK girdilerinin doğrulanması
Bordro hesaplanmadan önce girdi doğrulanır: hareketler, izin ve rapor kayıtları, fiili çalışma günleri.
- 02
Bordronun hesaplanması ve kontrolü
Gün kontrolü, ücret kalemlerinin ayrışması, istisna ve teşvikli kurguların gün bazında sınanması.
- 03
e-Bildirge mutabakatı
Gün, prime esas kazanç ve teşvik toplamlarının bordro raporuyla üçlü kontrolü.
- 04
Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi
Stopaj, istisna ve terkin tutarlılığı; proje kodu görünürlüğü; SGK ile vergi tarafının birleşik kontrolü.
- 05
Finans kapanışı
Banka ödeme listesi, muhasebe fişleri ve karşılıklar, ödeme takviminin nakit planına işlenmesi.
- 06
Kapanış dosyasının arşivlenmesi
Beyanlardan sonra saklanacak asgari belge seti bir arada toplanır.
Beyan öncesi girdi doğrulama
Personel hareketleri tam mı?
- Bu ay işe giren ve çıkan herkes bordroda doğru statüde mi?
- İşten çıkış neden kodu, çıkış tarihi, ihbar, kıdem ve izin ücreti kalemleri doğru mu?
- Ücretsiz izin, doğum ve askerlik, eksik süreli çalışma gibi durumlar doğru işlenmiş mi?
İzin, rapor ve eksik gün kayıtları tek kaynaktan mı geliyor?
- İstirahat raporu günleri gün bazında doğru mu; başlangıç ve bitiş tarihleri tutuyor mu?
- Eksik gün nedeni belgeli mi?
- Puantaj ile izin ve rapor günleri arasında çakışma var mı?
Çalışma düzeni ve fiili günler net mi?
- Uzaktan, merkez, ofis ve proje sahası gibi farklı çalışma lokasyonları kayıt altına alındı mı?
- Proje bazlı çalışanlarda fiili proje günleri gün gün net mi?
Hesap ve mevzuat kurgusu
Gün kontrolü — en kritik alan
- Prim gün sayıları ve eksik günler İK kayıtlarıyla birebir uyumlu mu?
- Puantajdaki fiili çalışma günleri ile SGK günleri arasında fark var mı?
- Hafta tatili, resmî tatil ve yıllık izin günlerinin hangi kapsamda değerlendirildiği net mi?
Ücret kalemleri ayrıştı mı?
- Sabit ücret, yan hak, prim ve ikramiye, avans ve kesintiler ayrı raporlanıyor mu?
- Fazla mesai ve ek çalışma kalemleri ayrı mı? Teşvik ve istisna mantığında yanlış sepete düşmemeli.
- Ücret haczi, nafaka ve icra kesintileri bankaya giden neti doğru etkiliyor mu?
Teknopark ve Ar-Ge kurguları — en çok hata çıkan yer
4691 ve 5746 kapsamındaki uygulamalarda aşağıdaki altı başlık ayrı ayrı kontrol edilir.
Fiili gün mantığı
- Teşvik ve istisna, projede fiilen çalışılan günlere göre mi uygulanıyor?
- Oran tutturmak yerine gün gün fiili çalışma ispatı var mı?
Hafta tatili
- Hafta tatili otomatik olarak teşvikli sayılmadı, değil mi?
- Teşvikli sayıldıysa, ilgili haftada tüm çalışma günleri fiilen proje veya bölge çalışması mı?
Prim ve ikramiye
- Prim veya ikramiye proje performansına istinaden veriliyorsa istisna mantığı dosyada net mi?
- SGK tarafında fiili günlerin çıplak ücreti mantığı korunuyor mu?
Kırk asgari ücret sınırı
- Vergi tarafındaki kırk asgari ücret sınırı kontrol edildi mi?
- Kontrol günlük ücret üzerinden değil, bölge veya proje kapsamındaki toplam ücret üzerinden mi yapıldı?
- Sınır aşılıyorsa aşan kısım için istisna uygulanmadı, değil mi?
Proje kodu
- Muhtasar ve raporlama katmanında hangi proje kodunun kullanıldığı görünüyor mu?
- Personel birden fazla projede çalıştıysa proje kırılımı beyanla uyumlu mu?
Aynı ayda teşvikli ve standart ayrımı
- Aynı ay içinde teşvikli günler ayrı, standart günler ayrı ele alındı mı?
- Kanun numarası ve belge türü mantığı çakışmıyor mu? Aynı gün ve aynı kazanç iki kez teşviklenmemeli.
Not: teşvik kanun numaralarının birlikte kullanımında şirketinizin mevzuat yorumuna ve uygulama pratiğine göre farklılıklar olabilir. Kural setini tek doküman hâline getirip her ay aynı standartla yürütmek en sağlam yaklaşımdır.
Teşvikli gün, proje kodu ve kanun numarası kurgusunu tek ekiple yürütmek isterseniz Ar-Ge bordrosu hizmetimize bakabilirsiniz. Tek personel üzerinden teşvik tutarını görmek için hesap makinelerini kullanabilirsiniz.
SGK gönderimi öncesi
Sayısal mutabakat — üçlü kontrol
- Toplam prim günü, bordrodaki prim günü toplamına eşit mi?
- Toplam prime esas kazanç, bordro PEK toplamına eşit mi?
- İndirim ve teşvik toplamı, bordro raporundaki teşvik toplamıyla uyumlu mu?
Eksik gün ve tür kodları
- Eksik gün neden kodları doğru mu?
- Rapor ve ücretsiz izin gibi durumlarda belge ve kayıt seti tamam mı?
Kanun numarası ve belge türü uyumu
- Teşvikli günler doğru kanun numarası ve belge türüyle mi bildiriliyor?
- Aynı personelde farklı statüler varsa (kısmi, teşvikli, standart) ayrım doğru yapılmış mı?
- Yanlış kanun numarası kısa vadede avantaj gibi görünse de uzun vadede risk yaratır; bu ay kontrol edildi mi?
Vergi ve SGK tarafının birlikte kontrolü
Stopaj, istisna ve terkin tutarlılığı
- Gelir vergisi stopaj matrahı bordroyla uyumlu mu?
- İstisna veya terkin varsa tutar doğru mu ve doğru kalem altında mı?
- Damga vergisi istisnası uygulanıyorsa kapsam doğru mu?
Proje kodu ve kırılım görünürlüğü
- Teşvik veya istisna hangi proje koduna bağlıysa beyanda ve raporda görünüyor mu?
- Personel proje kırılımı ile beyan kırılımı tutarlı mı?
SGK ve vergi birleşik kontrolü
- Beyannamedeki SGK kısmı ile e-Bildirge arasında gün ve PEK uyumu var mı?
- Vergi tarafında teşvikli ücret ayrımı yapılırken SGK tarafında PEK kayması oluştu mu?
Ödeme ve muhasebe kapanışı
Banka ödeme listesi
- Net ücret ödemeleri, icra, avans ve nafaka sonrası bordro netine eşit mi?
- Üçüncü kişiye giden ödemeler ayrı listelendi mi?
- Prim ve ikramiye ödemeleri ayrı muhasebeleştirildi mi?
Muhasebe fişleri ve karşılıklar
- Ücret gideri, SGK işveren payı, vergi stopajı, damga vergisi ve teşvik kayıtları doğru hesaplara işlendi mi?
- Teşvik veya terkin varsa gelir ya da mahsup yaklaşımı şirket politikanızla uyumlu mu?
Nakit planı ve ödeme takvimi
- SGK ödemesi, vergi ödemesi ve maaş ödemesi tarihleri nakit planında doğru mu?
- Beyan verildi ama ödeme unutuldu riskini sıfırlamak için kontrol edildi mi?
Ödeme ve beyan son günlerini elle takip etmemek için Mevzuat Takvimi sayfasındaki Bordro ve SGK takvimini kendi ajandanıza ekleyebilirsiniz; tarihler değiştiğinde takvim kendiliğinden güncellenir.
Kırmızı bayraklar — göndermeden önce durun
Aşağıdakilerden biri varsa beyanı göndermeden önce durup yeniden kontrol edin.
- Ana sayılar bu ay belirgin değişti ama sebebi açıklanamıyor.
- Teşvik veya istisna tutarı önceki aya göre anormal biçimde sıçradı ya da düştü.
- Eksik gün sayısı arttı ama İK kayıtları net değil.
- Proje kodu beyanda görünmüyor ya da yanlış projeye düşüyor.
- Aynı personelde aynı kazanç hem teşvikli hem standart olarak iki kez görünüyor.
- Teknopark tarafında kira ve alan tahsis maliyeti, küçük fiili gün sayıları için ticari mantığı zorlayacak kadar yükseliyor.
Beyanlardan sonra arşivlenecek asgari set
Bordro özet raporu
Gün, prime esas kazanç, matrah ve net.
Teşvik ve istisna raporu
Personel, proje ve gün bazında.
İK hareket listesi
İzin ve rapor dökümüyle birlikte.
Beyan çıktıları
e-Bildirge çıktısı ve Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi onayı.
Ödeme ve muhasebe
Banka ödeme listesi ve muhasebe fişi.
Kural seti
Teşvik ve istisna yorumunuzu tek dokümanda tutun; her ay aynı sürümle çalışın.
Aylık kapanış hakkında
Neden oran yerine fiili gün mantığı öneriliyor?
Denetimde en güçlü ispat, hangi gün hangi projede fiilen çalışıldığı sorusunun belgeli cevabıdır. Oranlar pratik görünür; fiili gün bazlı kayıt hem hatayı azaltır hem de beyanın savunmasını güçlendirir.
Teşvikli günler ile standart günler aynı ayda nasıl yönetilir?
Bordro ve beyan katmanında teşvikli günler ile standart günler ayrıştırılır; kanun numarası, belge türü ve raporlama kırılımı net olmalıdır. En büyük risk alanı çakışmadır: aynı günün ve aynı kazancın iki kez avantajlı görünmesi.
Bu kontrol listesi her ay aynı mı uygulanmalı?
Evet. İyi kapanış sistemi kişiye değil standarda bağlı olandır. Listeyi değişiklik yönetimiyle güncelleyin ve her ay aynı sırayla uygulayın.
Hangi işi kim onaylamalı?
İK girdiyi, bordro hesap ve mevzuat kurgusunu, finans ödeme ve muhasebe kapanışını onaylar. Kapanışta üç onayın da alınmış olması, sonradan çıkan farkın hangi katmandan geldiğini bulmayı kolaylaştırır.
Beyan son günlerini nereden takip edebiliriz?
MUHSGK, SGK primi ödemesi ve İŞKUR aylık işgücü çizelgesi gibi tarihler Mevzuat Takvimi sayfamızdaki Bordro ve SGK takviminde yer alır. Takvimi kendi ajandanıza ekleyebilir ya da aylık bültene abone olabilirsiniz.
Bu süreci dışarıdan yürütmek mümkün mü?
Bordro Outsource hizmetimizde kapanış bu listeyle yürütülür; teşvikli kurgular varsa Ar-Ge bordrosu tarafı da aynı ekipte kalır. Amaç, bordro ile beyanların aynı veriden üretilmesidir.
Bu listeyi her ay kim yürütüyor?
Kapanışın iki yolu var: kendi ekibinizle tek platformdan yürütmek ya da operasyonu uzman bir ekibe devretmek. İkisi de aynı veriden çalışır.
Bordro ve Özlük Yazılımı
Bordro, özlük, puantaj ve PDKS, izin, vardiya, personel bütçesi ve SGK teşvik takibi tek platformda. Teknopark ve Ar-Ge kurguları da aynı motorun içinde; bordro, e-Bildirge ve beyan aynı veriden üretilir.
Bordro Outsource
Bordro, özlük, SGK bildirgeleri ve teşvik takibini şirketiniz adına biz yürütüyoruz. Kapanış bu kontrol listesiyle yapılır, kapanış dosyası her ay aynı standartta teslim edilir.
Ne dediler?
Tüm referanslar →“Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı, özellikle Teknopark ve Ar-Ge Merkezi kapsamında faaliyet gösteren firmalar için geliştirilmiş, mevzuata tam uyumlu, detaylı ve kapsamlı çözümler sunmaktadır.”
“Tüm bordro ve özlük süreçlerini uçtan uca yöneten, kullanımı kolay ve güçlü bir platform olan Prozon’u tebrik ederim. Başarılı bir yerli girişim olarak sektöre kattıkları büyük. Özellikle geliştirdikleri kapsamlı personel bütçesi modülü, İK ve finans ekipleri için büyük kolaylık sağlıyor.”
“Teknoparkımız bünyesinde faaliyet gösteren Prozon’un geliştirdiği Bordro ve Özlük yazılımı, özellikle Teknopark ve Ar-Ge şirketleri için TGB mevzuatına tam uyumlu, detaylı ve kapsamlı bir çözüm sunuyor.”
“Prozon ile yürüttüğümüz Teknopark süreçleri kapsamında, mevzuat uyumu ve operasyonel süreçlerin takibi konularında son derece profesyonel bir destek almaktayız.”
“Arfcap adına, Teknopark süreçlerimizdeki titiz çalışmaları ve mevzuat konusundaki yetkinlikleri için Prozon ekibine teşekkür ederiz. Raporlama ve uyum süreçlerindeki profesyonel destekleri, operasyonlarımızı güvenle yürütmemizi sağlıyor.”
“Teknopark süreçlerimizi yönetme konusunda Prozon ile çalışmaya başladıktan sonra, teşvik ve raporlama süreçlerinin ne kadar sistemli ilerleyebileceğini deneyimleme fırsatı bulduk.”
“Prozon ile yürüttüğümüz Teknopark süreçleri kapsamında, mevzuat uyumu ve operasyonel süreçlerin takibi konularında son derece profesyonel bir destek almaktayız.”
“Prozon ile Teknopark süreçlerimiz artık çok daha sistemli ve güvenli. Mevzuat hakimiyetleri ve her an ulaşılabilir olmaları bize büyük konfor sağlıyor. Deneyimli bir iş ortağı arayanlara kesinlikle öneririz.”
“Prozon, sunduğu sistemli yapı ve uzman bakış açısıyla iş akışımıza büyük katkı sağladı. Karşılaştığımız her durumda gösterdikleri ilgi, bilgi birikimi ve ulaşılabilirlik; iş birliğimizi son derece verimli kılıyor.”
“İş süreçlerimizin yönetimi ve mevzuat uyumu konusunda Prozon’un sağladığı destek, firmamız için vazgeçilmez bir değere dönüştü. Sorularımıza aldığımız hızlı yanıtlar ve proaktif yönlendirmeleriyle, karmaşık süreçleri bizim için sadeleştirdiler.”
“Mevzuata uyum, başvuru ve izleme adımlarında sağladıkları kusursuz yönlendirme sayesinde artık operasyonlarımızı sıfır kaygı ve tam güvenle yürütüyoruz. İş birliğimizi bizim için asıl değerli kılan ise; ihtiyaç duyduğumuz her an ulaşılabilir olmaları ve sorularımıza aldığımız hızlı geri dönüşler.”
“Teknoloji yatırımlarımız kapsamında yürüttüğümüz Ar-Ge, Teknopark ve TÜBİTAK projelerinin yanı sıra; ik ve mevzuat süreçlerinde de Prozon’un danışmanlık gücü en büyük güvencemiz oldu.”
“Mars Sportif olarak, teknoloji tarafımızda yaklaşık bir yıldır Ar-Ge, mali danışmanlık ve bordro outsource hizmetlerinde Prozon ile ilerliyoruz. Ekibin süreçlere olan hakimiyeti ve deneyimi sayesinde operasyonel yükümüz ciddi oranda azaldı. Memnuniyetle ve güvenle referans oluruz.”
“Farklı tüzel kişiliklerden oluşan ve operasyonel yoğunluğu oldukça yüksek olan organizasyon yapımız içerisinde, bordro süreçlerinin doğru, zamanında ve mevzuata tam uyumlu şekilde yürütülmesi kritik önem taşımaktadır.”
“Prozon, odamızın teşvik sistemini kurdu ve meslektaşlarımız faydalanıyor. Mükelleflerimize çok ciddi faydalar sağladılar. Şimdi de, kapsamlı bir yazılım olan bordro ve özlük yazılımını geliştirdiler. Meslektaşlarımıza yine çok faydalı olacağını düşünüyorum.”
“Yaklaşık iki yıldır Prozon ile iş ortaklığımız devam etmektedir. Bordro outsource hizmetleri başta olmak üzere, İK mevzuatı ve teşvik danışmanlığı alanlarında sundukları hizmetler sayesinde ilgili süreçlerimizi sorunsuz bir şekilde yürütebilmekteyiz.”
“Yaklaşık iki yıldır Prozon ile iş ortaklığımız devam etmektedir. Teknopark süreç yönetimi hizmetleri başta olmak üzere Bordro outsource, İK mevzuatı ve teşvik danışmanlığı alanlarında sundukları hizmetler sayesinde ilgili süreçlerimizi sorunsuz bir şekilde yürütebilmekteyiz.”
“Prozon’un sunduğu kapsamlı hizmetler sayesinde bordro süreçlerimizi güvenle ve sorunsuz yönetiyoruz.”
Kapanışı biz yürütelim
Bordro, e-Bildirge ve beyan tarafını tek ekiple yürütüp kapanış dosyasını her ay aynı standartta teslim ediyoruz.