1. Amaç ve Kapsam
İşbu İhbar ve Bildirim Politikası’nın (“Politika”) amacı; Prozon Kurumsal Teknoloji Çözümleri A.Ş (“Şirket”) çalışanları ve paydaşlarının Şirket Etik İlkelerine, ilgili politikalara ve mevzuata aykırı olduğundan şüphe duydukları işlem ve eylemleri Şirket’e bildirmeye teşvik etmektir. Ayrıca, bildirimde bulunan Şirket çalışanlarının, maruz kalabilecekleri misilleme eylemlerine karşı korunmasını amaçlamaktadır. Şirket’in tüm çalışanları ve yöneticileri, bu Politika’ya uygun hareket etmekle yükümlüdür
2. Genel İlkeler
Şirket faaliyetlerini en yüksek etik standartlarda, dürüst bir şekilde yürütür; etik dışı veya hukuka aykırı eylemleri önlemek için “açık iletişim” ve “hesap verebilirlik” uygulamalarını benimser. Bu nedenle Şirket, bir çalışan veya bir müşterisi, Dış Paydaş veya diğer tüm paydaşları ile ilgili herhangi bir hukuka aykırı faaliyete veya etik dışı olaya doğrudan veya dolaylı olarak tanık olan, böyle bir durum hakkında hukuki yollardan bilgi sahibi olan veya bu gibi bir durumdan şüphelenen çalışanlarından endişelerini dile getirmelerini beklemekte ve paydaşlarını da bu yönde teşvik etmektedir. Şirket, kendisine raporlanan tüm İhbar ve Bildirimleri dikkatle değerlendirmekte ve iddiaların etkin ve uygun bir şekilde incelenmesini amaçlamaktadır. Soruşturma açılmasını destekler ve gerektirir mahiyette bulgu, kanıt ve makul şüphe varsa soruşturma aşamasına geçer. Bu doğrultuda İhbar ve Bildirim ’in alınmasını müteakip en kısa süre içerisinde, ilk inceleme ve ön değerlendirme sonuçları gözetilerek Soruşturma(lar), gerçekleştirilir.
3. Politika’nın Uygulanması
3 1. İhbar ve Bildirim Konuları
Aşağıdaki başlıklarda yer verilen (fakat bunlarla sınırlı olmayan) ve geçmiş bir tarihte meydana gelmiş ya da İhbar ve Bildirim anında süregelen veya gelecekte oluşma olasılığı bulunan her türlü Mevzuat veya etik dışı davranış veya faaliyet, bir İhbar ve Bildirim ‘in konusu olabilir:
i. Çalışan Aleyhine Eylemler: Şirket; çalışanları için güvenli, huzurlu ve profesyonel bir çalışma ortamı sağlar. Bu nedenle Şirket çalışanlarına karşı Mevzuata, Şirket Etik İlkeleri’ne veya ilgili politikalara aykırı olabilecek, çalışma ortamının güvenli ve huzurlu olmasını tehlikeye düşürebilecek hiçbir bir eyleme müsamaha gösterilmez.
ii. Şirket Aleyhine Eylemler: Tüm Şirket çalışanları, görevlerini yerine getirirken Şirket’in temel değerlerine, Etik İlkeleri’ne bağlı hareket ederek, çalıştıkları Şirket’e madden ve/veya manen zarar verebilecek davranış ve faaliyetlerden kaçınırlar. Bu da ancak Şirket’in temel değerleri olan doğruluk, dürüstlük, sorumluluk, güven ve saygının tüm çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ve sürdürülmesi ile mümkün olabilir. Bu nedenle Şirket çalışanlarının kıdemleri veya rolleri ne olursa olsun Şirket’in temel değerlerine aykırı davranışlarına müsamaha gösterilmez.
iii. Dış Paydaş Kaynaklı İhlaller: Şirket, Tedarik Zinciri Uyum Politikası başta olmak üzere, Şirket Etik İlkeleri’nde belirtilen hususlara ve ilgili politikalara uyumu sağlamak için dış paydaşlar ile ilişkili riskleri izlemekte ve değerlendirmektedir. Dış Paydaşların Şirket’in Etik İlkeleri’ne ve ilgili politikalara aykırı herhangi bir davranışına müsamaha gösterilmez.
3.2. İhbar ve Bildirim Yöntemleri Telefon numarası:
e-posta: [email protected]
Tel : +90 850 3035371
Adres: Altunizade, Tophanelioğlu Caddesi Kotil İş Merkezi No:6 B Blok Kat:2, Üsküdar/İstanbul
Ayrıca çalışanlar, Şirkete hizmetleri sırasında bağlı yönetici ile iletişim kurarak endişelerini bildirebilirler. Çalışanın “ihbar” konusu bir olay hakkında doğrudan veya dolaylı olarak bilgilendirilmesi durumunda, bu Politika ve diğer ilgili Şirket prosedürlerinin uygulanması gereği, çalışanın vakit kaybetmeden Hukuk ve etik departmanına bildirimde bulunması gerekmektedir.
3.3. İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraflar’dan Beklenenler
İhbar ve Bildirim konusu olayın net bir şekilde anlaşılabilmesini, doğru ve adil değerlendirilebilmesini sağlamak için İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf’ından mümkün olduğunca yeterli ve ayrıntılı bilgi sağlanması beklenmektedir. Bu nedenle, İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf’ından yapılacak bildirimlerin mümkün olduğu ölçüde aşağıdaki soruların cevaplarını içermesi beklenir:
- Şüpheli ve/veya ilgili kişi (ler)in isimleri,
- Konuya ilişkin detaylı bilgiler;
- Konu ne zaman/nerede/kimler arasında meydana geldi?
- İlk kez ne zaman ortaya çıktı? Tekrarlıyor mu? Kaç kez tekrarlandı?
- Henüz gerçekleşmediyse, ne zaman gerçekleşmesi bekleniyor?
- İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf, konunun ne zaman farkına varmıştır?
- Konudan başka kim haberdar? Yöneticiler konuyu biliyorlarsa, bunu önlemek için herhangi bir önlem aldılar mı?
- İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf, olaya doğrudan tanık oldu mu yoksa başka birinden mi duydu?
- İhbar ve Bildirimde Bulunan, yöneticilerine haber verdi mi? Vermediyse, neden?
- Bildirilen konu hakkında herhangi bir emare, bulgu veya kanıt var mı?
3.4. Gizlilik, Anonimlik ve Dürüstlük
Şirket, İhbar ve Bildirim’de Bulunan Taraf’ların anonim kalma tercihine saygı duymaktadır. Bu kapsamda, yukarıda sayılan bildirim yöntemleri ile bildirilen hususlar gizli tutulur. Ne şekilde ve süre içerisinde aksiyon alınacağı yazılı olarak hazırlanacak prosedür ile belirlenir. Bir İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf, bir olayı bildirirken aşağıdaki seçeneklere sahiptir:
i. Anonim kalmak için isim ve iletişim bilgilerini paylaşmamak,
ii. İsim ve iletişim bilgilerini paylaşarak bu bilgilerin sadece yetkilendirilen kişilere iletilmesine izin vermek. Bu durumda inceleme veya soruşturma sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri talep etmek için doğrudan İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf ile iletişime geçilebilecektir.
Bu kapsamda yürütülecek inceleme veya soruşturmanın gizliliği esas olmakla birlikte, inceleme veya soruşturmanın seyri konusunda herhangi bir bilgi verilip verilmeyeceği yazılı prosedür ile belirlenir. Soruşturma sırasında bilgi veren/alan tüm kişiler hem sağladıkları bilgileri hem de Soruşturma sırasında öğrenebilecekleri bilgileri gizli tutmakla ve Soruşturmanın varlığını, gizliliğini, sürece dâhil olan bireyleri korumakla ve onlara saygı duymakla yükümlüdür.
3.5. Misilleme Yapmama
Şirket, endişelerin dile getirilmesini desteklemektedir. Bir İhbar ve Bildirimde Bulunan çalışanın kendisini rahat ve güvende hissetmesi ve dürüst ve iyi niyet çerçevesinde hareket ettiği müddetçe mesleki yaşamının olumsuz etkileneceğinden endişe duymaması çok önemlidir. Bu nedenle, anonim kalmadan İhbar ve Bildirim’de Bulunan bir çalışanın herhangi bir gerekçe ile veya gerekçe gösterilmeden iş akdi sonlandırılamaz, ücretli veya ücretsiz izin kullandırılamaz. Şirket tarafından bir İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf özel olarak korumaya alınır ve karşı Misilleme yapılmasına müsamaha gösterilmez. Misillemeler bu Politika’nın açık bir ihlali olarak kabul edilir ve Disiplin Cezası’na tabidir. Şirket, İhbar ve Bildirim’inin iyi niyetle, makul gerekçelerle yapılması şartıyla, olayın doğruluğu inceleme veya Soruşturma ile ispat edilemese dahi İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf’ları korumaktadır. Ancak, bir inceleme veya Soruşturma sürecinde İhbar ve Bildirimde Bulunan çalışanın kasten ve kötü niyetle yanlış bildirimde bulunduğunun ortaya çıkması halinde bu çalışan Disiplin sürecine ve Disiplin Cezalarına tabi tutulabilir. Bu nedenle, İhbar ve Bildirimlerin gözlemlere dayalı olması ve mümkünse kanıtlanabilir olması son derece önemlidir.
4. Yetki ve Sorumluluklar
Şirket’in tüm çalışanları ve yöneticileri, bu Politika’ya uymaktan ve Şirket’in prosedürlerini ve kontrollerini bu Politika’daki gereklilikler doğrultusunda uygulamaktan ve desteklemekten sorumludur. Bu Politika’nın bir çalışan tarafından ihlali, işten çıkarılma gibi önemli Disiplin Cezalarına neden olabilir. Bu Politika’ya uyumlu hareket etmesi beklenen herhangi bir üçüncü şahsın işbu Politika’ya aykırı hareket etmesi halinde, ilgili sözleşmeler feshedilebilir
5. Kişisel Verilerin Korunması
Şirket, İhbar ve Bildirimler’in incelenmesi sırasında elde edilen İhbar ve Bildirimde Bulunan Taraf ya da müdahil diğer taraflara ait kişisel verilerin (ırksal ve etnik altyapı, dini ve felsefi inançlar, politik düşünceler gibi hassas veriler ve bir kişinin sağlığına ve cinsel yönelimine ilişkin kişisel veriler dâhil olmak üzere) kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevcut Mevzuat hükümlerine tamamen uygun şekilde ve her durumda Şirket Kişisel Verileri Koruma Politikası hükümleri doğrultusunda işleneceğini beyan eder. Yalnızca İhbar ve Bildirim’in geçerliliğinin doğrulanması ve Soruşturma için kesinlikle gerekli olan veriler işlenecektir.
Gizem Özen
Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı
Av. Esin Aybek
Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı
Bora Ekmekci
Yönetim Kurulu Başkanı