Prozon

1. GENEL İLKELER
Prozon’un tüm faaliyetleri aşağıda belirtilen genel ilkeler çerçevesinde yürütülür. Tüm şirket çalışanları; müşteriler, tedarikçiler, hissedarlar ve diğer paydaşlar ile olan ilişkilerinde bu genel ilkeleri esas alarak hareket etmelidirler.

 1.1 Dürüstlük 
Prozon tüm faaliyetlerini dürüstlük ilkesine bağlı olarak yürütür. Çalışanları, müşterileri, tedarikçileri, hissedarları ve tüm paydaşları ile olan ilişkilerinde doğruluk ve dürüstlükle hareket eder.
1.2 Şeffaflık
 Prozon; çalışanları, müşterileri, tedarikçileri, hissedarları ve tüm paydaşları ile olan ilişkilerinde şeffaf ve açıktır. Tüm faaliyetlerinde anlaşılır ve doğru bilgiyi zamanında ve eksiksiz olarak temin eder. 
1.3 Tarafsızlık 
Din, dil, ırk, cinsiyet, sağlık durumu, medeni durum, siyasi görüş gibi nedenlerle çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, hissedarlar ve diğer paydaşlar arasında herhangi bir ayrım yapılmaz. Tüm Prozon (Şirket) çalışanları herkese adil ve eşit davranır, önyargılı davranışlardan kaçınır. 
1.4 Gizlilik 
Çalışanların, müşterilerin, tedarikçilerin ve diğer paydaşların özel bilgilerinin korunmasına özen gösterilir, bu bilgilerin üçüncü şahıslar ile paylaşılmasına izin verilmez. Bu türden özel bilgiler şirket içinde yetkisi olan kişiler tarafından Etik Kurallar çerçevesinde ve sadece şirket menfaatleri doğrultusunda kullanılabilir. 
1.5 Yasalara ve düzenlemelere uyum 
Prozon tüm faaliyetlerini yasalara ve düzenlemelere uygun olarak yürütür. Yasa ve düzenlemeleri yakından takip eder, uyum için gerekli tedbirleri alır.

2. SORUMLULUKLAR
Prozon Etik Kurallarının şirket genelinde etkin bir biçimde uygulanabilmesi için üst yönetime, yöneticilere ve tüm çalışanlara düşen sorumluluklar aşağıda sıralanmıştır. 

           2.1 Ana Şirket Yönetim Kurulu ve Denetimden Sorumlu Komitesi 

• Etik Kuralların uygulanmasından en üst seviyede Ana Şirket Yönetim Kurulu ve Denetimden Sorumlu Komite sorumludur. 
• Yönetim Kurulu ve Denetimden Sorumlu Komite üyeleri Etik Kuralları kabul eder ve bu ilkelere uyar. 
• Etik Kuralların uygulanması için şirket içinde uygun ortamı temin eder. 
• Etik Kurallara aykırı hareketlerin bildirilmesi için gerekli iletişim kanallarının temin edilmesini sağlar.
  
   2.2 Yöneticiler 
• Tüm yöneticiler Etik Kuralları kabul eder, bu ilkelere uyar ve davranışlarıyla diğer çalışanlara örnek teşkil eder. 
• Etik Kuralların kendi idaresi altında çalışan personel tarafından anlaşılmasını ve uygulanmasını sağlar. 
• Etik Kuralların öncelikle sorumlu oldukları birimlerde yerleştirilmesini ve yaşatılmasını sağlar. 
• Çalışanları hiçbir durumda ve hiçbir nedenle Etik Kurallara aykırı davranmaya zorlayamaz. 
• Çalışanların Etik Kurallarla ilgili soru, şikâyet, öneri ve isteklerini dinler, çalışanları geri bildirimlerini iletmeleri konusunda teşvik eder. 
• Görev alanındaki iş süreçlerini Etik Kurallar çerçevesinde değerlendirir, aykırı durumları tespit eder ve Etik Kurallara uyumu sağlayıcı tedbirleri alır. 

           2.3 Tüm Şirket Çalışanları 

• Tüm Şirket çalışanları Etik Kuralları kabul eder ve bu ilkelere uyar.
• Diğer çalışanların Etik Kurallara uyması için çaba sarf eder, çalışanları bu konuda teşvik eder.
• Etik Kurallara aykırı davranış ve hareketleri yöneticilerine ve aşağıda belirtilen iletişim kanallarına bildirir. 
• Tüm çalışanlar kendi görev alanlarını ve Prozon (Şirket) genelini ilgilendiren yönetmelik, prosedür ve talimatları bilir ve bunları eksiksiz uygular.

 

3. UYGULAMALAR 

           3.1 Şirket Kaynaklarının Kullanımı

• Şirket kaynaklarının adil, etkin ve verimli kullanılmasına her zaman özen gösterilir. Tüm faaliyetlerde tasarruf ilkesi göz önünde bulundurulur.
• Şirket kaynakları kişisel çıkarlar veya şirket haricinde herhangi bir kişi veya kurumun çıkarları için kullanılmaz. 
• Şirket varlıklarının çalınmasına, bozulmasına veya hasar görmesine karşı gereken özen gösterilir ve şirket varlıkları azami ölçüde korunur. 
• Mesai saatlerinin etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasına özen gösterilerek, kişisel işlerin mesai saatleri dışında halledilmesi sağlanır. 
• Çalışanlara tahsis edilen şirket araçları, mobil iletişim araçları, bilgisayarlar ve diğer araç-gereçler şirket varlığı olarak değerlendirilir ve yukarıda belirlenen esaslar dahilinde kullanılır. 
• Prozon(Şirket) çalışanları iletişim ağı üzerinden internet ve elektronik posta kullanırken, bilgi güvenliğini ve kaynakların etkin kullanımını sağlamak amacıyla şirket politikaları dahilinde kurallara uyulur. 
  
  3.2 Bilgilerin Kullanımı 
• Prozon’un tüm muhasebe ve işletme kayıtları doğru, tam ve ilgili düzenlemelere uygun olarak tutulur ve her çalışan bu konudaki sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirir.
• Prozon(Şirket) çalışanları görevleri ve pozisyonları nedeniyle sahip oldukları bilgileri hiçbir zaman kendi kişisel çıkarları için kullanmazlar. 
• Prozon’a ait kamuya açık olmayan bilgilerin üçüncü şahıslar ile paylaşılması gerektiğinde mutlaka gizlilik sözleşmesi gibi bilginin yanlış kullanımını engelleyecek tedbirler alınır. 
• Prozon’a ait bilgilerin güvenliği ile ilgili yönetmelik, prosedürler ve talimatlar eksiksiz olarak uygulanır. Bu bilgilerin dikkatli bir şekilde saklanması, arşivlenmesi ve açığa çıkmaması için gerekli tedbirler alınır. 
  
    3.3 Çıkar Çatışmaları 
  Prozon genelindeki tüm görevlerde ve faaliyetlerde şirket menfaatleri gözetilir ve çıkar çatışmalarından uzak durulur. Kişisel çıkarların birinci önceliğimiz olan Şirket menfaatlerini gözetme becerisini etkilemesine izin verilmez. Şirketteki görevler, sorumluluklar veya Prozon kimliği kullanılarak şahsi ve yakın akraba/arkadaşlara menfaat sağlanmaz. 
   3.3.1 Prozon Dışındaki Görevler
• Prozon dışı şirketlerde Yönetim Kurulu üyeliği görevlerinde bulunulması ancak Ana Şirket Yönetim Kurulu’nun onayıyla mümkündür. 
• Prozon çalışanları, kar amacı olmayan sivil toplum kuruluşlarında ve yardım derneklerinde gönüllü olarak görev alabilirler. Bu kapsamdaki çalışmaların çalışanların Şirketteki görevlerini aksatmamasına, çıkar çatışması yaratmamasına ve Şirket politikalarına açıkça aykırılık teşkil etmemesine özen gösterilir. 
• Prozon çalışanlarının mesleki kuruluşlarda, eğitim ve öğretim kurumlarında ders verebilmesi ancak Şirket Genel Müdürü’nün onayı ile mümkündür.
• Prozon faaliyet alanları ile ilgili kurum ve kuruluşlarda (meslek odası, birlikler, odalar, dernekler, kurullar, federasyonlar ve diğer kamu kurulu niteliğindeki kuruluşlar) görev alınması ancak Şirket Genel Müdürü’nün onayı ile mümkündür.
  3.3.2 Hediyeler ve Ağırlanmalar 
• Müşterilerden ve tedarikçilerden hediye veya menfaat talep edilmez. 
• Müşteri ve tedarikçilerden ağırlanma ve iş yemeği taleplerinde bulunulmaz. Müşteri ve tedarikçilerden gelen iş yemeği teklifleri yerel standartlara uygun ve makul ölçülerde olmak şartıyla kabul edilebilir. 
• Müşteri ve tedarikçilerden gelen bedava tatil, indirim çeki, hediye çeki gibi nakit olmayan teklifler de hediye ve menfaat kapsamında değerlendirilir ve prensip olarak kabul edilmez. Ancak müşteri ve tedarikçilerden gelen hediye tekliflerinin geri çevrilmesi nezaketsizlik olarak algılanacak ve hediye vereni gücendirecek ise değeri 700  TL’yi (bu rakam her sene güncellenir) veya döviz karşılığını geçmemek şartıyla kabul edilebilir. 
• Bu tür teklifler ancak tüm Prozon çalışanlarına aynı haklar sağlandığı taktirde kabul edilebilir. 
• Prozon’u temsilen iştirak edilen toplantı veya seminerlerden verilen plaket ve şilt gibi sembolik değeri olan hediyeler kabul edilebilir.
  3.3.3 Yakın Akraba ve Arkadaşlar 
• Prozon içindeki görevler yerine getirilirken, aile bireyleri, yakın akraba ve arkadaşlar ile karşılıklı veya karşılıksız menfaat sağlayan bir iş ilişkisi içinde bulunulmaz. 
• Tedarikçi şirketlerde ve müşterilerde çalışan aile bireyleri, yakın akraba ve arkadaşlar olması durumunda bu ilişkilerin bir çıkar çatışması yaratmasına izin verilmez. 
• Prozon içinde çalışan aile bireyleri, yakın akraba ve yakın arkadaşlar var ise; bu ilişkilerin şirket içinde alınacak kararları etkilemesine izin verilmez. Tüm Prozon(Şirket) çalışanları her durumda tarafsızlığını korur ve idaresi altında çalışanları performansına, bilgi ve tecrübesine göre değerlendirir. 
• İşe alım kararı verme yetkisi olan çalışanlar; aile bireyleri, yakın akraba ve arkadaşları için işe alım kararı vermezler. Prozon’un(Şirketin) menfaatine olması ve bir üst yöneticinin bu konuda bilgilendirilmesi şartı ve onayı ile işe alım kararı verilebilir. 
• Satın alma kararı verme yetkisi olan çalışanlar; aile bireylerinin, yakın akraba ve arkadaşlarının doğrudan veya dolaylı olarak ortağı olduğu şirketler tarafından verilen tekliflerde satın alma kararı vermezler. Bu durumun değerlendirmelerde açık olarak belirtilmesi, Prozon’un(Şirketin) menfaatine olması ve bir üst yöneticinin bu konuda bilgilendirilmesi şartı ve onayı ile satın alma kararı verilebilir.
• Eski Prozon (şirket) çalışanlarının doğrudan/dolaylı olarak ortağı veya çalışanı olduğu şirketler tarafından verilen tekliflerde ve bu şirketler ile yapılan her türlü işlerde bu durum açık bir şekilde belirtilir. 
  
  3.4 Diğer Kurumlarla Olan İlişkiler 
  Prozon(Şirket) dışındaki diğer kişi ve kuruluşlarla olan iş ilişkilerinde Prozon Etik Kuralları Genel İlkeleri dikkate alınarak hareket edilir. Bu çerçevede ilişkilerde doğruluk, dürüstlük, şeffaflık, tarafsızlık ve gizlilik esasları gözetilir, yasalara, kanun, talimat ve düzenlemelere uyulur, genel ahlak kurallarına özen gösterilir. 
  3.4.1 Müşteriler ve Tedarikçilerle Olan İlişkiler 
• Müşteri ve tedarikçilerle olan ilişkilerde Prozon(Şirket) menfaatleri her zaman en üst seviyede gözetilir. 
• Müşteri ve tedarikçiler ile şahsi olarak -borç- alacak ilişkisi doğuracak işlemler gibi- karşılıklı veya karşılıksız menfaat ilişkisi kurulmaz. 
• Müşterilere verilen sözler tutulur, yerine getirilemeyecek vaatlerde bulunulmaz. 
• Müşteri ve tedarikçiler hakkında bilgi edinmek amacıyla yasadışı ve etik olmayan davranışlar içinde bulunulmaz. 
• Müşteri ve tedarikçiler hakkında üçüncü şahıslar tarafından yasal olmayan yollardan elde edilen ve Prozon(Şirket) çalışanlarına ulaşan bilgiler kesinlikle kullanılmaz ve paylaşılmaz. 
• Müşterilere ve tedarikçilere saygı, eşitlik, nezaket ve adalet kuralları çerçevesinde davranılır. 
• Müşterilere ve tüketicilere karşı yanıltıcı ve aldatıcı davranışlar içerisinde bulunulmaz. 
• Müşteri ve tedarikçilerin gizli bilgileri üçüncü şahıslar ile kesinlikle paylaşılmaz. 
• Müşteri ve tedarikçilerle yapılan sözleşme ve protokollerin gereği yerine getirilir.
  3.4.2 Rakiplerle Olan İlişkiler 
• Faaliyet gösterilen bölgelerde rekabet kurallarına ve yasalara eksiksiz bir şekilde uyulur, rekabette doğruluk ve dürüstlük ilkesinden ödün verilmez.
• İştirak edilen toplantı, seminer veya tartışmalarda rekabet kurallarında öngörülen sınırların dışına çıkıldığı düşünüldüğünde dikkatli olunur ve gerekirse bu ortamlardan uzaklaşılır. 
• Rakipler hakkında bilgi edinmek amacıyla yasadışı ve etik olmayan davranışlar içinde bulunulmaz. 
• Rakipler hakkında üçüncü şahıslar tarafından yasal olmayan yollardan elde edilen ve Prozon(Şirket) çalışanlarına ulaşan bilgiler kesinlikle kullanılmaz ve paylaşılmaz. 
• Rakipler hakkında asılsız ve kaynağı belirsiz söylentiler yayılmaz veya bu söylentilere alet olunmaz. 
  3.4.3 Resmî Kurumlarla Olan İlişkiler 
• Resmî kurumlar tarafından talep edilen her türlü bilgi ve belge doğru, eksiksiz ve zamanında temin edilir. 
• Resmî kurumlarla olan ilişkilerde yanıltıcı ve aldatıcı davranışlarda bulunulmaz. Var olan bir durumu olduğundan farklı göstererek Prozon(Şirket) lehine bir avantaj sağlamaya çalışılmaz, yasalar ve kanunlar nezdinde Prozon(Şirket) çıkarları sonuna kadar korunur. 
• Kanun, yasa ve düzenlemelerin uygulamaları hakkında tereddüt yaşandığında Prozon(Şirket) Hukuk Birimine ve Yeminli Mali Müşavirlik ve Mevzuat Danışmanlarına danışılır. 
• Ayrıcalıklı bir işlem karşılığında bir kamu görevlisine doğrudan veya dolaylı olarak hiçbir menfaat teklif edilemez. Prozon(Şirket) menfaatine dahi olsa hiç kimseye kanun ve yasal düzenlemeler dışında nakit veya nakit benzeri ödeme yapılamaz.
• Prozon(Şirket) adına hareket eden üçüncü şahısların da (temsilciler, danışmanlar gibi) Prozon(Şirket) adına yaptıkları işlerde bu türlü tekliflerden uzak durması sağlanır. 
   

4. PROZON ETİK KURALLARINA AYKIRI DAVRANIŞLAR
Prozon’daki(Şirketteki) tüm görevlerde Prozon(Şirket) yönetmelik, prosedür ve talimatları eksiksiz uygulandığı gibi Prozon Etik Kuralları da uygulanmalıdır. Prozon Etik Kurallarını veya prosedür, yönetmelik ve talimatlarını ihlal edenler, iş akdinin feshedilmesine kadar varabilecek disiplin yaptırımları ile karşı karşıya kalabileceklerdir. 

• Prozon Etik Kuralları benimsenmeli ve bu kurallara aykırı davranışlarda bulunulmamalıdır.
• Tüm faaliyetlerde ve alınan kararlarda sağduyulu olunmalıdır. Alınan kararların ve davranışların yasalara uygunluğu araştırılmalı, adil ve doğru olup olmadığı sorgulanmalıdır. 
• Yürütülen bir faaliyetin ya da alınan bir kararın Prozon Etik Kurallarına uygunluğu konusunda tereddüt yaşanması durumunda aşağıda belirtilen iletişim kanallarına başvurulur. 
• Yürütülen faaliyetlerle ilgili alınacak kararlardan önce bu karardan Prozon’un, çalışanların, hissedarların ve diğer paydaşların nasıl etkileneceği iyi düşünülmelidir. 
• Prozon Etik Kurallarına aykırı davranışlardan haberdar olunduğunda mutlaka ilgili yöneticiye veya aşağıdaki iletişim kanallarına bildirimde bulunulmalıdır. 
• Etik Kuralların ihlalleri ile ilgili bildirimde bulunan kişilerin kimliklerinin gizli tutulmasına özen gösterilecek, gerekli araştırma ve incelemeler yapılacaktır.
  
  İletişim Bilgileri
  e-posta: [email protected]
  Adres: Altunizade, Tophanelioğlu Caddesi Kotil İş Merkezi No:6 B Blok Kat:2, Üsküdar/İstanbul